ホテルには1日に膨大な数のメールが送られてきます。でもホテルから返事が来るのはごくわずか。なぜなら、ホテルスタッフの労力のほぼ99％は、「今ホテルに滞在しているゲスト」に向けられるからです。

そんな中、事前に送るべきメールとは、何らかの「予約（シャトルやスパ等）」や健康上の問題（アレルギー等）に関する連絡、あるいはチェックアウト後の請求に関するクレームなど、ホテルにとって対応する責任があるもの。逆に、それ以外の単なる要望や問い合わせは「チェックイン時に言ってね」ということで放置される可能性が高いと言えます。
ちゃんと目を通してもらうために押さえておきたいポイントは以下の通りです。

一目でわかるようにタイトルを具体的にすること

例）「Spa Reservation Request」「Limousine Transfer Request」etc.

宛先に担当部署名を記載すること

例）「Attention : The Manager」「Attention : The Room Service」etc.

※事務連絡なので冒頭「Dear」は使わず「Attention」（○○宛の意）を使います。

前置き不要、すぐ本題へ

日本的な「時候の挨拶」等は不要です。すぐ本題に入って構いません。まずは自分の予約データを記載する＝自己紹介を明確に。「予約者名、チェックイン日時、客室カテゴリー・タイプ」はマスト。直接予約でなければ手配会社名も。

書き出しと締め

書き出しは、「Please find the following request.」「I would like to ask you an arrangement as stated below.」「I would like to place the following request with you.」。

そして最後は 「It would be very grateful if you can confirm it.」「Your kind confirmation would be highly appreciated.」「…していただければ幸いです」「できれば…をどうぞよろしくお願いいたします」という丁寧な締めくくりで。相手の都合に配慮し、「可能かどうかのお伺いを立てる」ニュアンスのリクエストがスマートです。

箇条書きにするのがコツ

伝えたい内容を箇条書きにすると、相手も内容を把握しやすく、返事がしやすいはず。難しい言い回しを使おうとせず、簡潔にまとめるようにしましょう。