ホテルが空港トランスファーを提供している場合、定期巡回ではなく、事前にリクエストが必要な場合があります。その場合の英文です。
※既にホテルの予約が入っていることが前提です。
※旅行会社経由で予約した場合、ホテル側にお客様情報が伝わるのはチェックイン数日前となる場合があります。その場合、チェックインよりあまり前にメールを送ってしまうと、「お客様の予約は承っておりません」と言われてしまうことがありますのでご注意ください。

件名:
Airport Transfer Request
本文:
Attention : The Front Office manager

I will stay at your hotel from May 15 to 19.
On my arrival, I would like to ask you an arrangement of airport transfer
from XYZ International Airport.
My arrival information is as below.

- Arrival Date : May 15
- Flight No : AB 123
- Arrival time : 14:30, at XYZ International Airport

It would be very grateful if you can confirm it.

Best regards,

Ringo Sato
件名:
空港送迎のリクエスト
本文:
フロントオフィスマネージャー様

私は貴ホテルに5月15日~19日まで宿泊する予定です。
到着の際には、XYZ国際空港からの送迎を手配していただければと思います。
到着予定は以下の通りです。

- 到着日:5月15日
- フライト番号:AB123
- 到着時間:XYZ国際空港 14:30

ご確認いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

佐藤林檎

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